La scheda manutenzione macchinari è un documento tecnico-amministrativo che raccoglie le informazioni essenziali relative a un macchinario: identificazione, documentazione tecnica, cronologia degli interventi, controlli di sicurezza, scadenze e indicatori di performance. Serve a garantire la tracciabilità delle attività di manutenzione, a supportare la pianificazione preventiva degli interventi, a dimostrare la conformità alle normative di sicurezza e qualità e a fornire evidenza documentale in caso di verifiche ispettive o contenziosi.
Indice
Come compilare il modello scheda manutenzione macchinari
La scheda manutenzione macchinari va compilata con accuratezza e completezza per assolvere sia a finalità operative sia a obblighi di legge. Dal punto di vista giuridico, il documento deve identificare inequivocabilmente il bene mediante dati univoci quali tipo, matricola, modello, numero inventario e ubicazione, e deve riportare i riferimenti al costruttore e al fornitore per rendere rintracciabili istruzioni e parti di ricambio. È opportuno registrare la data di acquisto, la data di installazione e lo stato attuale della macchina, nonché gli anni e i valori ai fini dell’ammortamento per esigenze contabili e assicurative.
Per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, la compilazione deve includere l’elenco e l’esito dei controlli sui dispositivi di protezione e sugli interblocchi, i livelli di oli e fluidi, lo stato di usura di componenti critici e l’attuazione delle misure preventive previste dal D.Lgs. 81/2008; le verifiche più rilevanti devono essere eseguite e firmate da persona competente secondo la normativa vigente. Ogni intervento di manutenzione, programmato o straordinario, deve essere annotato nel registro interventi con data, tipologia, descrizione del guasto, diagnosi, azioni eseguite, pezzi impiegati, ore lavorate, costi e firma del tecnico; tali informazioni sono fondamentali per ricostruire la storia del bene, per la gestione dei fornitori esterni e per la dimostrazione della diligenza in caso di responsabilità.
La documentazione allegata (manuali, certificazioni CE, schede tecniche, foto, rapporti di prova) deve essere conservata in originale o formato digitale con procedure di versioning e backup, garantendo la disponibilità ai responsabili aziendali e agli organi di controllo. Dal punto di vista organizzativo, la scheda deve definire responsabilità e ruoli (proprietario del macchinario, responsabile manutenzione, RSPP) e deve specificare le modalità di notifica e le soglie che attivano gli alert automatici in un sistema CMMS; l’adozione di checklist e periodicità basate su tempo e ore di funzionamento favorisce la prevenzione dei guasti e la riduzione dei tempi di fermo.
Per essere utile in sede di certificazione ISO 9001 o 45001, la scheda deve consentire la misurazione di KPI quali numero di interventi, tempo medio di ripristino, frequenza dei guasti, ore di fermo e costi totali, e riportare le verifiche di conformità con firme e date. Infine, la gestione delle informazioni sensibili e dei dati personali eventualmente presenti (ad esempio nominativi dei tecnici) deve avvenire nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali; la documentazione di manutenzione dovrebbe essere conservata per un periodo coerente con le esigenze contrattuali, fiscali e di sicurezza e resa accessibile per le ispezioni, mantenendo evidenza delle revisioni e delle approvazioni formali.
Esempio scheda manutenzione macchinari
1) IDENTIFICAZIONE MACCHINA
Tipo macchina: _____________
Matricola / Targa: _____________
Modello: _____________
Numero inventario / Asset ID: _____________
Costruttore: _____________
Fornitore / Rivenditore: _____________
Data acquisto: _____________
Data installazione / messa in servizio: _____________
Ubicazione (reparto/area/posizione): _____________
Stato attuale (Operativa / Ferma / In riparazione / Da rottamare): _____________
Data ultima verifica / collaudo: _____________
Anno ammortamento: _____________
Valore acquisto: _____________
Valore residuo: _____________
Note identificative: _____________
2) DOCUMENTAZIONE E PLANIMETRIE
Manuale d’uso / manutenzione: _____________
Certificazioni CE / dichiarazioni di conformità: _____________
Piani / planimetrie associati: _____________
Allegati (documenti / foto / rapporti): _____________
3) PIANO DI MANUTENZIONE PROGRAMMATA
Periodicità (time based): _____________
Periodicità (ore di funzionamento): _____________
Tipologia interventi programmati (es. controllo sicurezza, lubrificazione, filtri): _____________
Checklist di intervento programmato: _____________
Responsabile / Referente manutenzione: _____________
Fornitore assegnato (se esterno): _____________
Metodo di notifica (email / app / ticket): _____________
Prossima data programmata: _____________
Prossimo intervento previsto (ore/data): _____________
Alert automatici (attivare SI/NO): _____________
Destinatari alert: _____________
4) REGISTRO INTERVENTI (COMPILARE PER OGNI INTERVENTO)
ID intervento: _____________
Data intervento: _____________
Tipo intervento (Programmato / Ordinario / Straordinario / Pronto intervento): _____________
Segnalato da: _____________
Problema rilevato / Descrizione guasto: _____________
Diagnosi: _____________
Azioni eseguite: _____________
Pezzi / ricambi impiegati (codici / quantità): _____________
Ore lavorate: _____________
Costo manodopera: _____________
Costo ricambi: _____________
Costo totale intervento: _____________
Fornitore / Ditta esterna (se presente): _____________
Tecnico esecutore: _____________
Test eseguiti post-intervento: _____________
Esito intervento (Risolv., Monitorare, Intervento aggiuntivo richiesto): _____________
Allegati (foto / schede / certificati): _____________
Firma tecnico: _____________
Note aggiuntive: _____________
(Se necessario ripetere il registro con righe aggiuntive)
5) CONTROLLO SICUREZZA E COMPONENTI CRITICI (SI / NO / NOTE)
Dispositivi di sicurezza presenti e funzionanti: _____________
Ripari / protezioni integre: _____________
Pulsante di emergenza operativo: _____________
Interblocchi / barriere funzionanti: _____________
Segnaletica e avvisi presenti: _____________
DPI previsti per l’intervento: _____________
Lubrificazione (imboccatura/oliatore/grease points): _____________
Livello olio idraulico / cambio olio: _____________
Filtri (aria / olio / idraulici) da sostituire: _____________
Usura mandrini / alberi / cuscinetti: _____________
Allineamenti meccanici e giochi (guide, slitte): _____________
Freno / frizione / organi di sicurezza cinetica: _____________
Impianto elettrico (cablaggi, morsetti, messa a terra): _____________
Perdite idrauliche / oleose: _____________
Rumore / vibrazioni anomale: _____________
Controlli strumentali effettuati (specificare): _____________
Eseguite da persona competente ai sensi D.Lgs. 81/2008 (SI/NO): _____________
Note controllo sicurezza: _____________
6) SCADENZE, ORE MACCHINA E ALERT
Ore totali di funzionamento registrate: _____________
Ore dall’ultimo intervento: _____________
Ore previste per prossimo intervento: _____________
Data scadenza prossima manutenzione: _____________
Priorità intervento (Bassa / Media / Alta / Urgente): _____________
Attivazione ticket CMMS (ID): _____________
Notifiche inviate a: _____________
Registro alert e azioni intraprese: _____________
7) STORICO E KPI (RIEPILOGO ANNUALE / PERIODICO)
Numero interventi anno corrente: _____________
Numero interventi programmati: _____________
Numero interventi straordinari: _____________
Ore ferme macchina (totale periodo): _____________
Costo totale manutenzioni (periodo): _____________
Tempo medio ripristino (MTTR): _____________
Frequenza guasti (MTBF): _____________
Osservazioni KPI: _____________
8) VERIFICHE DI CONFORMITÀ E APPROVAZIONI
Verifica conformità ISO 9001 / 45001 (SI/NO): _____________
Registro aggiornato (SI/NO): _____________
Responsabile manutenzione (nome): _____________
Data verifica: _____________
Firma responsabile: _____________
Responsabile sicurezza (RSPP / altro): _____________
Data: _____________
Firma: _____________
9) NOTE FINALI / AZIONI PENDENTI
Azioni correttive raccomandate e scadenze: _____________
Pezzi di ricambio da ordinare: _____________
Formazione / addestramento richiesto (operatori / tecnici): _____________
Altre osservazioni: _____________
FIRMA RILASCIO / RICEZIONE
Documento compilato da: _____________
Ruolo: _____________
Data: _____________
Firma: _____________
Fac simile scheda manutenzione macchinari Word
Di seguito il fac simile in formato Word da scaricare e compilare:
