La scheda manutenzione scaffalature è un documento tecnico-organizzativo utilizzato per registrare l’identificazione della struttura, i controlli eseguiti, le anomalie riscontrate, gli interventi manutentivi e l’eventuale rimessa in servizio. Serve a mantenere una traccia ordinata delle verifiche effettuate su scaffalature industriali o aziendali, soprattutto dopo controlli ordinari, ispezioni periodiche, urti, modifiche, danneggiamenti o riparazioni. Può interessare aziende utilizzatrici, responsabili di magazzino, PRSES, addetti alla sicurezza, manutentori, tecnici competenti e imprese incaricate della gestione o della manutenzione delle scaffalature.
Indice
Come compilare il modello scheda manutenzione scaffalature
La compilazione deve iniziare dall’identificazione precisa dell’azienda e della scaffalatura interessata. Nell’intestazione è opportuno riportare la denominazione dell’azienda, la sede o l’unità operativa, il codice del documento, la revisione, il numero progressivo della scheda, la data di emissione, il numero di pagina e l’eventuale procedura interna di riferimento. Questi dati consentono di collegare la registrazione alla specifica organizzazione e di gestire correttamente eventuali revisioni del modello.
La sezione relativa all’oggetto e ai riferimenti chiarisce che il documento serve a registrare controlli, manutenzioni e anomalie. Prima di compilare la scheda è necessario verificare il manuale d’uso e manutenzione del fabbricante, la valutazione dei rischi aziendale e le procedure interne applicabili. Nel campo dedicato ai riferimenti tecnici devono essere indicate soltanto le norme o le istruzioni effettivamente pertinenti alla scaffalatura esaminata. La UNI EN 15635:2009 costituisce un riferimento tecnico per l’uso e la manutenzione delle scaffalature metalliche industriali, ma non deve essere presentata come una legge. Anche la guida INAIL sulle scaffalature porta pallet può fornire indicazioni operative, senza sostituire il manuale del fabbricante o la valutazione dei rischi aziendale.
L’identificazione della scaffalatura deve essere sufficientemente dettagliata da evitare ambiguità. È quindi utile indicare un codice univoco, il reparto, l’area, la corsia, la campata e la posizione interessata. Devono essere riportati, quando disponibili, tipologia, fabbricante, marca, modello, numero di serie o matricola, ditta installatrice, data e anno di installazione, numero di campate, numero di livelli, portata per livello e portata complessiva. Le portate non devono essere stimate dal compilatore: devono essere ricavate dalla documentazione del fabbricante, dalla targhetta applicata alla scaffalatura o da altra documentazione tecnica attendibile. È inoltre necessario verificare se la targhetta di portata è presente, leggibile e coerente con la configurazione effettivamente installata.
Il tipo di attività deve essere selezionato in modo aderente a ciò che è stato realmente eseguito. Il modello distingue, tra l’altro, il controllo visivo ordinario, il controllo interno, l’ispezione periodica da parte di una persona competente, il controllo straordinario, la manutenzione preventiva, la manutenzione correttiva, la verifica dopo un urto o un incidente e la verifica dopo una modifica o una ricollocazione. Queste attività non sono equivalenti: un controllo visivo non deve essere descritto come una verifica strutturale o come un collaudo se non sono state svolte attività tecniche con tale contenuto.
Devono essere indicati la data e l’ora dell’attività, oltre alle condizioni operative o all’evento che ha originato il controllo. In caso di urto, danneggiamento, modifica della configurazione o anomalia segnalata dagli operatori, è utile descrivere sinteticamente l’accaduto e specificare l’area coinvolta. Il soggetto che esegue il controllo deve essere identificabile mediante nome, cognome, qualifica, azienda di appartenenza e, quando opportuno, recapito o formazione pertinente. La scheda distingue inoltre il controllore dal PRSES, dal manutentore, dall’impresa esecutrice e dal responsabile che autorizza eventuali decisioni operative. La distribuzione dei ruoli deve essere coerente con l’organizzazione aziendale e con le competenze effettivamente possedute.
La lista di controllo deve essere compilata esaminando sistematicamente tutti gli elementi pertinenti. Occorre considerare montanti, correnti, traversi, diagonali, controventi, piastre di base, ancoraggi, bulloni, collegamenti, protezioni, dispositivi antisfilamento, supporti pallet, piani, ripiani, grigliati, guide, elementi di irrigidimento, targhe di portata e segnaletica. Devono essere valutate anche la pavimentazione, l’area circostante, le vie di esodo, le porte, gli impianti e le eventuali interferenze con le attività di movimentazione. La verifica non dovrebbe limitarsi ai montanti visibili, perché un’anomalia può riguardare fissaggi, protezioni, piani di carico o componenti meno immediatamente osservabili.
Per ogni voce deve essere selezionato l’esito previsto dal modello: conforme, osservazione o anomalia, oppure non applicabile. La legenda deve essere utilizzata in modo uniforme da tutti i compilatori. Un elemento non esaminato non dovrebbe essere classificato automaticamente come conforme e la voce “non applicabile” deve essere utilizzata soltanto quando il componente o la verifica non riguardano la specifica configurazione. Le descrizioni devono essere oggettive e localizzabili. Una formula come “scaffale rovinato” è troppo generica; è preferibile indicare, ad esempio, la deformazione visibile di un montante sul lato corsia, la campata interessata, il livello e l’eventuale fotografia allegata. Quando possibile, devono essere riportate misure, entità del danno, presenza di corrosione, deformazioni, usura o altri elementi osservabili.
La classificazione complessiva deve distinguere tra situazione conforme, osservazione da registrare e monitorare, intervento correttivo e fuori servizio. Il sistema a colori o a livelli di gravità può essere adottato se è accompagnato da una legenda chiara e da istruzioni operative aziendali. Un’anomalia grave può richiedere lo scarico dei materiali, la delimitazione o l’interdizione dell’area fino alla riparazione e alla verifica successiva. La scheda deve indicare, quando necessario, l’area interessata, la data e l’ora dell’interdizione, le modalità di delimitazione, il soggetto che ha rimosso o bloccato i carichi e le condizioni previste per la riapertura.
La sezione dedicata alle anomalie deve collegare ogni rilievo a una posizione e a un componente specifico. Devono essere descritti il danno, le eventuali misure, la causa ipotizzata, le fotografie, la priorità, l’azione richiesta, il responsabile e la scadenza. L’individuazione di un problema senza assegnazione di un’azione correttiva lascia incompleta la gestione della registrazione. L’azione può consistere, secondo il caso concreto, nella sostituzione di un componente, nel ripristino di una protezione o di un ancoraggio, nella rimozione di un carico, nella messa fuori servizio, nella verifica della portata, nell’aggiornamento della segnaletica o nell’esecuzione di una valutazione tecnica più approfondita. Non devono essere autorizzate modifiche o riparazioni non previste dal fabbricante o non supportate dalla documentazione tecnica necessaria.
Quando viene eseguito un intervento manutentivo, è necessario descrivere il lavoro effettivamente svolto. La dicitura generica “riparato” non consente di ricostruire l’attività. È preferibile indicare quali componenti sono stati sostituiti o ripristinati, quali materiali e ricambi sono stati utilizzati, chi è intervenuto, in quale data e a quale rapporto di intervento si collega l’attività. Le fotografie prima e dopo l’intervento, se disponibili, possono rendere più completa la registrazione. Il rapporto di manutenzione o la relazione tecnica possono essere conservati come allegati alla scheda.
La verifica finale deve essere compilata solo dal soggetto che abbia competenza e incarico per esprimere la valutazione prevista dalla procedura aziendale. La firma del manutentore dimostra l’esecuzione dell’intervento, ma non equivale automaticamente all’autorizzazione alla ripresa dell’uso o alla dichiarazione di conformità complessiva della scaffalatura. Prima della rimessa in servizio devono essere controllate le condizioni dell’area interessata, la corretta esecuzione della riparazione, la documentazione disponibile e le eventuali prescrizioni residue. Se la verifica non consente di autorizzare l’utilizzo, deve essere selezionata l’opzione coerente e mantenuta l’interdizione secondo le procedure applicabili.
Gli allegati devono essere richiamati in modo chiaro e collegati alla scheda mediante numerazione o altro riferimento. Possono comprendere fotografie, pianta o schema della scaffalatura, manuale del fabbricante, rapporti di ispezione, relazioni tecniche, rapporti di manutenzione, documentazione di installazione o modifica, elenco dei ricambi e verbali di messa fuori servizio o riapertura. La registrazione dovrebbe essere conservata insieme alla documentazione della scaffalatura e alle precedenti verifiche, secondo i tempi e le modalità stabiliti dalla procedura aziendale.
Prima della firma è necessario verificare che la scheda si riferisca alla scaffalatura corretta, che date e orari siano presenti, che i soggetti siano identificabili, che tutte le anomalie siano descritte con precisione e che ogni azione abbia un responsabile e una scadenza. Devono inoltre essere controllati gli allegati, l’esito complessivo, l’eventuale interdizione e la coerenza tra intervento eseguito e verifica finale. Tra gli errori più frequenti rientrano l’uso di una scheda generica per strutture diverse, l’omissione del codice identificativo, la mancata indicazione del manuale applicabile, l’uso di termini vaghi, l’assenza di fotografie in presenza di danni, la mancata chiusura dell’azione correttiva e la dichiarazione di conformità da parte di soggetti privi di competenza o di incarico.
La scheda è uno strumento di registrazione e gestione interna e non sostituisce, da sola, il manuale del fabbricante, la valutazione dei rischi, una relazione tecnica, una progettazione o una verifica strutturale quando queste siano necessarie in base alla situazione concreta. In presenza di grave deformazione, cedimento, dubbio sulla portata, modifica strutturale, perdita della documentazione, uso di componenti non originali o condizioni di carico diverse da quelle originarie, è opportuno sospendere le valutazioni meramente formali e coinvolgere il fabbricante o un tecnico competente secondo l’organizzazione aziendale.
Esempio scheda manutenzione scaffalature
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fac simile scheda manutenzione scaffalature Word
Il modello in formato Word può essere scaricato e modificato prima dell’utilizzo, inserendo i dati dell’azienda, della scaffalatura, del controllo eseguito, delle eventuali anomalie e degli interventi effettuati.
Modello scheda manutenzione scaffalature PDF
Il modello PDF può essere scaricato per la consultazione, per la compilazione quando consentita dal formato oppure per la stampa e la compilazione manuale.
