La scheda manutenzione cancello è un documento tecnico-operativo usato per registrare i controlli, le prove, gli interventi eseguiti e le eventuali anomalie rilevate su un cancello, in particolare quando è automatico o motorizzato. Serve a conservare uno storico ordinato delle attività svolte e delle condizioni dell’impianto. Viene normalmente utilizzata in condomini, abitazioni, aziende, edifici pubblici, autorimesse, parcheggi e nell’ambito di contratti di manutenzione programmata. Possono avere interesse a predisporla il proprietario, l’amministratore, il gestore dell’immobile, il responsabile della manutenzione, il facility manager e l’impresa manutentrice.
Indice
Come compilare il modello scheda manutenzione cancello
La scheda dovrebbe essere compilata dal tecnico o dall’impresa che ha eseguito la verifica o l’intervento, con il contributo del proprietario, del committente, dell’amministratore o del referente della struttura per la parte relativa ai dati dell’immobile e del cancello. Prima di iniziare è opportuno identificare con precisione il bene interessato, così da evitare che il rapporto venga associato a un accesso diverso o a un altro automatismo presente nello stesso sito.
Nella parte iniziale devono essere riportati il numero della scheda, la data di compilazione, l’eventuale codice dell’impianto o del cespite e, se previsto dall’organizzazione del servizio, il numero di pagina. I dati del sito dovrebbero comprendere il proprietario, il committente o il gestore, il referente presente, l’indirizzo completo, il comune, la provincia, i recapiti e l’eventuale codice dell’immobile o del contratto di manutenzione. Se una di queste informazioni non è disponibile, è preferibile indicare “non rilevato” o “non presente” invece di lasciare il campo privo di indicazioni.
L’identificazione del cancello deve essere sufficientemente dettagliata da consentire il riconoscimento del bene anche dopo diverso tempo. Occorre specificare l’ubicazione precisa, per esempio ingresso carrabile principale, accesso all’autorimessa, ingresso pedonale o cancello secondario, oltre alla tipologia, come cancello scorrevole, a battente, pedonale, carrabile o telescopico. È utile indicare anche la destinazione d’uso, la marca e il modello dell’automazione, la matricola o il numero di serie, l’anno di installazione se conosciuto, l’alimentazione elettrica, la modalità di apertura, l’eventuale alimentazione di emergenza e le dimensioni indicative. I dati tecnici dovrebbero essere ricavati dalla targhetta del motore, della centralina o degli altri componenti, senza ricostruirli sulla base di supposizioni.
La sezione relativa ai componenti permette di registrare quali dispositivi sono effettivamente presenti. Devono essere considerati, secondo il tipo di cancello, motore o attuatore, centralina, quadro elettrico, fotocellule, coste sensibili, sensori di presenza, fine corsa, encoder, lampeggiante, selettore a chiave, radiocomandi, lettori di badge, elettroserratura, sblocco manuale, guide, ruote, cerniere, cremagliera, bracci, battute, carter, protezioni e segnaletica. Non tutti gli elementi sono applicabili a ogni impianto: in questi casi la voce non pertinente deve essere contrassegnata come non applicabile o indicata come assente, evitando di lasciare dubbi sull’effettiva esecuzione del controllo.
La documentazione disponibile va distinta dall’esito della manutenzione. Nella scheda possono essere indicati il manuale d’uso e manutenzione, la dichiarazione CE o la documentazione di installazione eventualmente disponibile, i precedenti rapporti, il contratto di manutenzione e le altre certificazioni o schede tecniche consegnate dal proprietario. La presenza di tali documenti non significa, da sola, che il cancello sia conforme o che la verifica svolta abbia avuto ampiezza generale.
È necessario descrivere con chiarezza il tipo di intervento e il motivo della richiesta. La scheda può riguardare una manutenzione ordinaria programmata, un controllo preventivo, una manutenzione correttiva, un intervento urgente, una verifica dopo guasto, un adeguamento, una modifica, una sostituzione o una prova successiva a lavori. Il sintomo segnalato deve essere concreto: per esempio mancata apertura, arresto durante la chiusura, funzionamento a scatti, rumori anomali, fotocellula che impedisce la chiusura o radiocomando non funzionante. Espressioni generiche come “cancello da sistemare” non permettono di ricostruire correttamente l’origine della richiesta.
La checklist deve contenere soltanto controlli realmente eseguiti. Per ogni voce è opportuno selezionare un esito tra conforme, non conforme e non applicabile, accompagnandolo, quando necessario, con una descrizione dell’anomalia e dell’azione svolta. I controlli possono riguardare la struttura, la stabilità, gli ancoraggi, le guide, le ruote, le cerniere, gli organi di scorrimento, la pulizia, la lubrificazione se prevista dal costruttore, il motore, i fine corsa, le fotocellule, le coste sensibili, i dispositivi di rilevamento, l’arresto, l’inversione, lo sblocco manuale, i radiocomandi, il lampeggiante, i collegamenti elettrici, la rumorosità, le vibrazioni, le battute, l’accesso alle parti pericolose e la prova completa di apertura e chiusura.
Le anomalie devono essere descritte indicando, per quanto possibile, il componente interessato, il comportamento rilevato, le condizioni in cui si manifesta e le conseguenze sull’uso del cancello. È opportuno distinguere ciò che è stato risolto durante l’intervento da ciò che deve ancora essere programmato. Se una fotocellula, un fine corsa o un altro dispositivo di sicurezza non funziona correttamente, la scheda dovrebbe riportare con chiarezza l’eventuale limitazione d’uso, la necessità di riparazione o sostituzione e, quando tecnicamente necessario, l’indicazione di non utilizzare temporaneamente il cancello. La valutazione concreta deve essere svolta da personale competente in relazione alle condizioni effettive dell’impianto.
Nella sezione dedicata alle attività eseguite vanno riportate operazioni specifiche, come pulizia delle fotocellule, regolazione dei fine corsa, serraggio dei collegamenti, lubrificazione delle guide, sostituzione di un fusibile, sostituzione della scheda elettronica, ripristino di un radiocomando o regolazione dei meccanismi. Se sono state utilizzate apparecchiature di misura o strumenti rilevanti, è utile indicarli insieme alle eventuali misurazioni effettuate. La descrizione dovrebbe essere abbastanza precisa da consentire al proprietario o a un tecnico successivo di comprendere cosa è stato fatto senza dover ricostruire l’intervento da informazioni separate.
Per ogni ricambio o materiale impiegato possono essere indicati descrizione, marca, codice, quantità, numero di serie se presente, componente rimosso, componente installato e note sulla compatibilità. Questa registrazione è utile soprattutto quando vengono sostituiti motori, centraline, dispositivi di sicurezza o altri elementi che incidono sul funzionamento dell’automazione. La scheda non sostituisce la fattura, il documento di trasporto, il preventivo o la documentazione tecnica che il caso concreto può richiedere.
L’esito finale deve rappresentare la situazione riscontrata al termine delle attività, senza usare formule più ampie di quanto effettivamente verificato. Si può indicare, ad esempio, che l’impianto è funzionante, funzionante con prescrizioni, temporaneamente non utilizzabile, da mettere fuori servizio o che la verifica non è stata completata. Devono essere riportati anche i rischi residui, le limitazioni d’uso, le anomalie ancora presenti, la priorità degli interventi successivi, la data consigliata per le riparazioni e il prossimo controllo, se previsto dal contratto, dal manuale del costruttore o dalle procedure interne. Non è corretto dichiarare in modo automatico la conformità generale alla normativa o alla UNI EN 12453 quando è stata eseguita soltanto una manutenzione ordinaria o una prova limitata.
Prima della firma è necessario controllare che la scheda riporti il cancello corretto, la data dell’intervento, il nome o l’identificazione del tecnico, le attività realmente eseguite, gli esiti della checklist, le anomalie residue e le eventuali prescrizioni comunicate al committente. La firma del tecnico consente di attribuire il rapporto all’esecutore dell’intervento; quella del committente o del referente può attestare la presenza o la presa visione quando prevista dal contratto o dalla procedura adottata, ma non equivale necessariamente ad accettazione tecnica né sostituisce eventuali dichiarazioni separate.
È consigliabile allegare fotografie, rapporti di prova, elenco dei ricambi, preventivi per lavori ulteriori, verbali di messa fuori servizio, schede tecniche e documentazione dell’automazione quando siano utili a dimostrare le condizioni rilevate o le operazioni svolte. La scheda dovrebbe essere conservata insieme alla documentazione del cancello, in formato cartaceo o digitale, mantenendo uno storico cronologico collegato allo stesso codice identificativo. Non esiste, in via generale, un obbligo nazionale di protocollazione o trasmissione tramite PEC per una normale scheda privata; tali formalità possono però derivare da un contratto, da un capitolato, da una procedura aziendale o dalle richieste di un ente.
La scheda di manutenzione è uno strumento di registrazione e tracciabilità. Non sostituisce la dichiarazione CE o altra documentazione di conformità applicabile, la dichiarazione di conformità relativa agli impianti quando richiesta, il manuale d’uso e manutenzione, il fascicolo tecnico, la valutazione dei rischi o le procedure di sicurezza aziendale. La sua compilazione deve quindi descrivere le attività effettivamente svolte, senza presentare il documento come una certificazione generale del cancello o dell’intero impianto.
Esempio scheda manutenzione cancello
| SCHEDA DI MANUTENZIONE CANCELLO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Scheda di registrazione delle verifiche e degli interventi eseguiti | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| DATI DEL SITO E DEL COMMittente | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| IDENTIFICAZIONE DEL CANCELLO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| COMPONENTI E DISPOSITIVI PRESENTI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| DOCUMENTAZIONE E TIPOLOGIA D’INTERVENTO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Motivo della richiesta / sintomo segnalato | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| CHECKLIST DEI CONTROLLI E DELLE PROVE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Barrare una sola voce per ciascun controllo: C = conforme; NC = non conforme; N/A = non applicabile. Descrivere sempre le anomalie rilevate. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| ATTIVITÀ ESEGUITA | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Descrizione dettagliata delle lavorazioni, regolazioni, prove e misurazioni effettuate | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Strumenti o apparecchiature utilizzati, se rilevanti | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| MATERIALI E RICAMBI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| ESITO FINALE E PRESCRIZIONI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Anomalie residue, rischi, limitazioni d’uso e lavori ancora necessari | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| ALLEGATI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| La presente scheda registra esclusivamente le verifiche e le attività effettivamente eseguite. Non costituisce, da sola, dichiarazione generale di conformità del cancello, dichiarazione di conformità dell’impianto, valutazione dei rischi o altra documentazione tecnica eventualmente necessaria. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| FIRME E PRESA VISIONE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Fac simile scheda manutenzione cancello Word
Il modello in formato Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del sito, del cancello, del committente e dell’intervento prima dell’utilizzo.
Modello scheda manutenzione cancello PDF
Il modello PDF può essere scaricato per la consultazione, per la compilazione quando consentita dal formato oppure per la stampa e la compilazione manuale.
