Una scheda di manutenzione UPS è un documento tecnico e amministrativo che registra in modo sistematico le attività di controllo, prova e intervento su un gruppo di continuità. Serve a documentare lo stato dell’apparecchiatura e del relativo banco batterie, le misure e i test eseguiti, le anomalie riscontrate, le azioni correttive effettuate o programmate, nonché le firme di responsabilità del tecnico manutentore e del referente della committenza; costituisce prova di conformità alle procedure di manutenzione e supporto per eventuali obblighi di legge, assicurativi o contrattuali.
Indice
Come compilare il modello scheda manutenzione UPS
La compilazione della scheda deve seguire criteri di chiarezza, completezza e tracciabilità così da poter essere utilizzata come documento probatorio in ambito contrattuale e di responsabilità. Ogni scheda deve iniziare con l’intestazione contenente l’identificazione dell’ente committente, la collocazione dell’impianto, la codifica del sito e i dati identificativi dell’UPS e del banco batterie (marca, modello, matricola, potenza, tipo batterie e data di installazione). I dati dell’intervento devono riportare la data, l’orario di inizio e fine, il tipo di intervento (ordinario, straordinario, preventivo) e l’indicazione del tecnico incaricato con qualifica e ditta di appartenenza. Nella parte tecnica si devono registrare, per ciascuna voce, l’esito categorico (OK / Non OK / N.A.) accompagnato da note descrittive che esplicitino eventuali valori misurati, procedure eseguite o anomalie riscontrate; le misure numeriche (tensioni, correnti, temperature, resistenza interna batterie, tempo di autonomia) vanno sempre espresse con unità di misura e annotate in modo leggibile per consentire confronti storici. I test funzionali obbligatori, quali l’auto‑test, la prova in funzionamento a batteria e la verifica del by‑pass, devono essere descritti indicando le condizioni del test, la durata e l’esito. Gli interventi di manutenzione correttiva devono essere documentati con dettaglio sui componenti sostituiti o riparati, codici dei ricambi, quantità e motivazione tecnica della sostituzione; se l’intervento comporta attività non effettuabili in sede deve essere indicata la tempistica proposta per la risoluzione definitiva e la priorità dell’intervento. Per la sezione batterie è essenziale registrare la tipologia, la tensione a banco e per elemento, la misura di conduttanza/resistenza interna se disponibile, lo stato visivo e le condizioni ambientali del locale (temperatura e ventilazione), nonché ogni raccomandazione di sostituzione con relativa data stimata. Gli esiti devono essere completati con una sintesi finale che indichi lo stato complessivo dell’UPS e le azioni consigliate, corredate da eventuali allegati tecnici quali report di termografia, protocollo di scarica, log eventi esportati e fotografie degli elementi critici. La firma del tecnico manutentore e la controfirma del referente della committenza, con data, sono obbligatorie per la validità formale del documento e per la ripartizione delle responsabilità; la scheda costituisce documento che per valori sensibili e per motivi di conformità va conservato secondo le eventuali disposizioni normative o contrattuali, in formato cartaceo o elettronico con firma digitale quando richiesta. Infine, la struttura della scheda deve essere predisposta in modo da facilitare la raccolta dati sistematica nel tempo, consentire correlazioni tra interventi e trend di guasto e soddisfare gli obblighi informativi previsti dal contratto di manutenzione e dalle norme tecniche applicabili.
Esempio scheda manutenzione UPS
1) INTESTAZIONE E DATI IDENTIFICATIVI
– Ente / Committente: _____________
– Sito / Edificio: _____________
– Locale / Armadio / Posizione: _____________
– Codice impianto / ID sito: _____________
– Marca UPS: _____________
– Modello UPS: _____________
– Potenza nominale (kVA / kW): _____________
– Matricola / Numero seriale UPS: _____________
– Gruppo batterie associato (si/no): _____________
– Identificativo banco batterie / codice: _____________
– Elenco UPS / banchi presenti sul sito (rif. tabella allegata): _____________
2) INTERVENTO
– Data intervento: _____________
– Ora inizio: _____________
– Ora fine: _____________
– Tipo intervento (indicare): Ordinaria programmata / Straordinaria correttiva / Preventiva-predittiva → _____________
– Frequenza prevista (se ordinario): _____________
– Tecnico incaricato (ditta): _____________
– Tecnico incaricato (nome e qualifica): _____________
3) CHECK‑LIST TECNICA (per ogni voce compilare: Esito OK / Non OK / N.A. → _____________ ; Note → _____________)
– Ispezione visiva esterna UPS (involucro, pannello): Esito _____________ ; Note _____________
– Pulizia interna UPS (rimozione polvere, aspirazione): Esito _____________ ; Note _____________
– Pulizia ventole e filtri: Esito _____________ ; Note _____________
– Controllo cavi, morsetti, connessioni di potenza: Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica serraggio morsetti / connessioni (chiave dinamometrica se prevista): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica stato LED / allarmi sul pannello: Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica parametri di ingresso (tensioni, frequenza): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica parametri di uscita (tensione, frequenza, forma d’onda): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica fattore di carico e correnti: Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica corretto funzionamento bypass statico (se presente): Esito _____________ ; Note _____________
– Esecuzione auto-test UPS (dal pannello): Esito _____________ ; Note _____________
– Test funzionamento in batteria (simulazione mancanza rete, breve): Esito _____________ ; Note _____________
– Test con carico (a vuoto / con carico applicato): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica log / eventi registrati dall’UPS: Esito _____________ ; Note _____________
– Aggiornamento firmware / software di gestione (se eseguito specificare versione): Esito _____________ ; Note _____________
– Termografia punti critici (se eseguita): Esito _____________ ; Note _____________
4) CONTROLLO BATTERIE
– Tipo batterie (VRLA/AGM/GEL/Li‑ion/altro): _____________
– Marca pacco batterie: _____________
– Data installazione batterie: _____________
– Numero elementi banco: _____________
– Tensione nominale banco: _____________
– Tensione misurata a banco (V): _____________
– Tensione misurata per singolo elemento (V) [se misurato]: _____________
– Stato visivo (rigonfiamenti, perdite, corrosione): Esito _____________ ; Note _____________
– Serraggio morsetti e connessioni batterie: Esito _____________ ; Note _____________
– Misura resistenza interna / conduttanza (mΩ o valore): _____________
– Test di capacità / scarica controllata (se eseguito): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica logica/parametri di ricarica (tensione di carica, compensazione temperatura): Esito _____________ ; Note _____________
– Temperatura ambiente locale batterie (°C): _____________
– Ventilazione / condizioni locali: Esito _____________ ; Note _____________
– Eventuale indicazione sostituzione pacco batterie: Necessaria (Sì/No) → _____________ ; Data prevista sostituzione: _____________
5) COMPONENTI CRITICI
– Verifica ventilatori (funzionamento, rumore, velocità): Esito _____________ ; Note _____________
– Controllo condensatori (stato, data installazione, stima vita residua): Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica schede elettroniche e componenti magnetici: Esito _____________ ; Note _____________
– Controllo fusibili, interruttori, contattori: Esito _____________ ; Note _____________
– Ispezione e test by‑pass manuale/automatico: Esito _____________ ; Note _____________
– Verifica sistema di allarme/monitoraggio remoto: Esito _____________ ; Note _____________
6) PARAMETRI REGISTRATI (rilevati durante l’intervento)
– Tensione ingresso L1 (V): _____________
– Tensione ingresso L2 (V): _____________
– Tensione ingresso L3 (V): _____________
– Frequenza ingresso (Hz): _____________
– Corrente ingresso (A): _____________
– Tensione uscita (V): _____________
– Corrente uscita (A): _____________
– Frequenza uscita (Hz): _____________
– Carico (%) o kW: _____________
– Tensione banco batterie (V): _____________
– Resistenza interna banco batterie (mΩ/Ω): _____________
– Temperatura ambiente locale (°C): _____________
– Tempo autonomia dichiarato (min): _____________
– Tempo autonomia misurato / simulato (min): _____________
– Altri parametri rilevanti: _____________
7) ESITO DELL’INTERVENTO E RACCOMANDAZIONI
– Esito complessivo intervento: OK / Non OK / N.A. → _____________
– Anomalie riscontrate (descrizione dettagliata): _____________
– Azioni correttive effettuate in sede (descrivere): _____________
– Azioni correttive da programmare (descrivere e indicare priorità/urgenza): _____________
– Priorità interventi (Bassa / Media / Alta / Urgente): _____________
– Data consigliata per risoluzione definitiva (se applicabile): _____________
– Note aggiuntive: _____________
8) SOSTITUZIONI / MATERIALI UTILIZZATI
– Materiale / Ricambio: _____________ ; Codice: _____________ ; Quantità: _____________ ; Note: _____________
– Materiale / Ricambio: _____________ ; Codice: _____________ ; Quantità: _____________ ; Note: _____________
– Materiale / Ricambio: _____________ ; Codice: _____________ ; Quantità: _____________ ; Note: _____________
– Costo stimato interventi straordinari (se richiesto): _____________
9) ALLEGATI
– Protocollo test scarica: allegato Sì / No → _____________
– Report termografia: allegato Sì / No → _____________
– Log eventi UPS esportati: allegato Sì / No → _____________
– Foto stato batterie / componenti: allegato Sì / No → _____________
– Altro (specificare): _____________
10) FIRME E RESPONSABILITÀ
– Tecnico manutentore (ditta): _____________
– Tecnico manutentore (nome e qualifica): _____________
– Firma tecnico manutentore: _____________
– Data firma tecnico: _____________
– Referente Committente (nome e qualifica): _____________
– Firma referente Committente (presa visione / contraddittorio): _____________
– Data firma referente: _____________
Versione registro / numero documento: _____________
Prossimo intervento programmato (data): _____________
Fac simile scheda manutenzione UPS Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word, pronto per il download e la compilazione locale secondo le procedure interne.
